Les nouvelles organisations de travail ainsi que la digitalisation des outils en entreprise génèrent de plus en plus de situations de gestion ou de collaboration à distance. Le télétravail, la centralisation, la délocalisation, la sous-traitance, l’entreprise libérée, les travailleurs nomades, …, tellement de modes d’organisation qui impliquent un management ou un pilotage à distance.

Comment maintenir l’efficacité dans ces contextes d’interactions distants? Comment gérer la carrière de ses collaborateurs ? Comment piloter son activité sans l’influence de cet éloignement physique ? A l’ère du management virtuel, la réalité du manager efficace, humain et fédérateur est-elle utopique ?

Que dit la loi ?

De nombreux articles de presse se sont emparés de l’encart présenté dans la fiche présentée sur le site officiel de l’administration française, sonnant ainsi le glas pour les citadins de l’open-space et des bouchons quotidiens.

L’Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 – art. 21 nous précise “L’employeur qui refuse d’accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail doit motiver sa réponse.

La loi nomme notre problématique de management à distance par la notion de « télétravail ». Globalement, la définition officielle nous oriente sur 3 points constitutifs du télétravail que sont le lieu (à domicile ou dans un télécentre), la liberté de choix et les outils.

Lorsque le télétravail est mis en place, un accord ou une charte doit être formalisé entre l’employeur et le salarié, pour y préciser les conditions de sa mise en place ou son arrêt, les modalités d’acceptation de sa mise en œuvre, des modalités de contrôle du travail, des plages de contacts autorisés.

Plus spécifiquement, l’accident de travail peut être évoqué et depuis septembre 2017, l’employeur n’est plus dans l’obligation de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail.

Manifestement il faut donc savoir raison garder avant de brandir le fanion du droit opposable pour le salarié ou du refus catégorique par l’employeur. La loi incite le recours au télétravail en tâchant de préserver l’équilibre des parties dans son utilisation pour en faire un instrument de mieux être au travail.

Du point de vue des collaborateurs, du “air management” au sentiment d’abandon

Et le collaborateur dans tout cela ? Le parcours du collaborateur se construit notamment à travers ses interactions avec sa direction managériale… une roadmap bien établie, des objectifs définis, le schéma nominal se retrouve en pointillé lorsqu’il y a éloignement géographique.

« Ah tiens! Tu existes toi ? »

Loin des yeux, loin du cœur, pris dans son quotidien, happé par les sollicitations, le manager débordé répond prioritairement aux sollicitations de son entourage proche. Le collaborateur, qui n’est pas présent, peut vite être «oublié » ou développer, à juste titre ou non, un sentiment d’abandon.

Le lien s’entretient difficilement et les conséquences s’affichent dans la démotivation, voire une rébellion passive jusqu’à la démission. Une relation vécue comme un leurre.

Du « air management », du brassage d’air : les reproches s’intensifient et le collaborateur n’a plus confiance.

Tous les avantages de la distance s’effacent alors. Le manager et le collaborateur sont tous deux frustrés et la distance décuple les risques de dérive… dans le comportement du collaborateur, du manager et dans l’efficacité du tandem !

Les collaborateurs, blasés par le manque d’échanges, dans l’attente d’initiatives du manager, ne répondent plus. Le froid est jeté.

Dans le panel des constats de dérives du point de vue du collaborateur, on note un second point qui est, paradoxalement, le sentiment d’hyper présence.

Le manager distille ces directives tout le long de la journée et sollicite à tout-va. Il emploie les termes « urgent », « à faire au plus tôt ! », en gras, en rouge dans tous ses mails, il appelle son collaborateur dès qu’il pense à une action … Le collaborateur se sent noyé d’informations, il devient difficile de prendre de la hauteur et d’imaginer la pertinence de ses directives.

Il faut bien comprendre que la distance implique également une temporalité différente.

L’immédiateté et l’urgence prennent une tout autre dimension dans ce type de configuration, alors même que le temps de réponse est un indicateur d’efficacité voire même de respect pour le collaborateur.

Qu’en pensent les managers ? Qu’apporte véritablement le télétravail ?

Les sirènes du télétravail demeurent toutefois très tentantes pour le management si l’on écoute leur chant dont le CGET et son étude se fait la voix :

  • Baisse de 33 % de l’absentéisme au travail.
  • Réduction moyenne de 1h10 du temps de transport par jour télé-travaillé.
  • 124 euros mensuels supplémentaires de pouvoir d’achat par télé-travailleur, dus à des économies de transport ou de garde d’enfants.

Quelle mélodie entonnée à l’heure des efforts considérables effectués sur la marque employeur et le marketing RH !

L’oreille du manager entend bien plus une cacophonie lorsqu’il imagine :

  • La perte du contrôle visuel des collaborateurs dans l’espace de travail
  • La difficulté à communiquer sans face à face
  • Le coût estimé du matériel, des outils de suivi
  • La sécurité des données potentiellement plus vulnérables hors de l’entreprise

Dans la majorité des cas, la fameuse aversion à la perte fera pencher la balance vers le statu quo.

La préférence se dirigerait ainsi à coup sûr vers la sensation de contrôle des incertitudes aux dépens de bénéfices éventuels bien que potentiellement très importants.

L’utopie du management à distance serein ? 5 conseils

Alors comment résoudre l’équation de la performance tout en restant à l’écoute de son collaborateur ? Comment concrètement garder de l’autonomie sans perdre trop de temps à « marketer » toutes ces actions auprès de son manager ? Comment avoir une communication efficace malgré la distance ?

Il n’y a pas de fatalité, juste des règles à suivre pour s’assurer d’une meilleure qualité d’interaction. On vous donne cinq astuces, à tester sans modération !

L’idée générale est de mettre en place des outils et des process qui permettent de rendre la mécanique des échanges plus fluide et efficace.

D’abord, planifier vos rituels d’avancement. Hebdomadaire, mensuel, en fonction de votre activité, vous vous ajusterez. L’idée étant que chacun développe le réflexe de faire le point régulièrement sur son avancement dans une volonté de descente et de remontée d’informations. Définissez bien ensemble les sujets importants et les indicateurs associés dans un document unique d’avancement.

Le second point concerne les outils informatiques. En effet, le management à distance fonctionne uniquement si tout le matériel est opérationnel. La maintenance et les réparations étant plus longues et compliquées lorsque le service informatique n’est pas sur place, ne lésinez pas sur un bon matériel informatique associé à un service de maintenance correct. Il en est de même pour le choix des logiciels. De même, on attachera une importance particulière à la gestion documentaire, son stockage et son archivage. Prenez le temps de bien penser le flux documentaire et le content management.

Le quatrième conseil concerne vos mails. Pensez à bien les caractériser : « Pour info », « urgent » (à utiliser avec parcimonie). Evitez les mails trop narratifs (les info importantes n’apparaissent plus) ou trop synthétiques (le mode robot peut être vite mal pris). La dénomination de l’objet du mail est à soigner également. Enfin, n’oubliez pas les formules de politesse, le temps de réponse est étonnamment plus long si l’on oublie un « bonjour-merci-au revoir » !

Dernière astuce, il est important de bien mettre en place une période d’ajustement à l’issue de laquelle tous les process et les outils seront validés : les documents d’échange, le mode de fonctionnement et le choix des canaux de communication (par exemple, selon les priorités : mail, sms ou téléphone). Pendant cette période, favorisez un maximum les échanges de visu, l’ajustement n’en sera que plus pertinent.

Finalement, les moyens pour mettre en place le management à distance semblent assez clairs. La législation continue d’avancer sur les conditions du télétravail pour garantir la vie privée des salariés et leur sécurité. Les rituels managériaux, les outils collaboratifs et la définition des règles de communication apparaissent également au point.

La problématique à traiter porte plutôt sur les changements de postures face à un cadre plus souple et la conduite du changement au niveau de l’organisation que ces nouveaux modes de collaboration représentent.

Le sujet est passionnant, le management à distance correspond donc à une évolution incontournable et la nécessité de s’adapter aux nouveaux environnements de travail plus que d’actualité. Adoptez donc les bons outils, les process adaptés et surtout la bonne posture et prenez enfin plaisir à manager à distance !

 

Nicolas Morage-david, CEO Nomad Formation : Linkedin

Nadia Ben Slima, Consultante et formatrice en management : Linkedin

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